Libros Electrónicos
Información Importante
Señor usuario: Antes de iniciar el trámite, realice el registro de usuario en la página de SII, este procedimiento le permitirá realizar este y futuros trámites.
En medios electrónicos
Documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 805 de 2013 y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Archivo Electrónico: cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
Registro de Libros
Los artículos 173 y 175 del Decreto 019 de 2012, modificaron el artículo 56 y el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, con la nueva disposición se autorizó a los comerciantes para llevar los libros de comercio en medios electrónicos.
Procedimiento Libros de Comercio Registrables
A través del Sistema Integral de Información SII usted podrá diligenciar la solicitud y pago del trámite del registro de libros electrónicos y/o asentamiento en los mismos.
De conformidad con lo establecido en la ley, los comerciantes que quieran llevar sus libros de comercio registrables, en medios electrónicos, deberán solicitarlo de manera expresa ante la Cámara de Comercio correspondiente a su domicilio, Este servicio sólo está habilitado para las personas jurídicas activas en los registros mercantil y de entidades sin ánimo de lucro, cuyo domicilio haga parte de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Palmira (Palmira, Candelaria, Pradera y Florida), indicando una dirección de correo electrónico a la cual se le puedan remitir las inscripciones efectuadas y aceptando los términos y condiciones por ella establecidas para el efecto.
Para utilizar este servicio se debe contar con un certificado de firma digital del representante legal, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia. También se requerirá el certificado de firma digital del revisor fiscal o contador público, en las mismas condiciones, en los casos en los cuales el libro físico que antecede al libro electrónico posea hojas que no hubieren sido empleadas, con el fin de certificar su anulación de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.
Una vez recibida la solicitud de registro por parte de la CÁMARA DE COMERCIO, los datos del formulario y la(s) firma(s) digital(es) serán verificados de acuerdo con los procedimientos establecidos. Si el proceso de verificación es satisfactorio la CÁMARA DE COMERCIO efectuará una inscripción por cada uno de los libros en el Libro respectivo y enviará una constancia a la dirección electrónica que el peticionario haya reportado, con los siguientes datos:
- Cámara de Comercio receptora
- Fecha de presentación del libro para registro
- Fecha de inscripción
- Número de inscripción
- Identificación del comerciante o persona obligada a registrar
- Nombre del libro, y;
- Uso al que se destina
La radicación de la solicitud de inscripción de los libros electrónicos, no implica la aceptación del registro, por cuanto dicha solicitud está sujeta a la verificación que sobre el particular se haga con el fin de determinar si cumple con los requisitos para su inscripción.
Si la solicitud de registro de libros de comercio en medios electrónicos, es devuelta, la CÁMARA DE COMERCIO enviará una notificación con los motivos de devolución del trámite, al correo electrónico que el solicitante haya reportado en el formulario de solicitud.
El usuario deberá corregir los motivos de devolución e iniciar nuevamente el trámite de inscripción de libros electrónicos.
Procedimiento Actuaciones Sujetas a Registro
Las Cámaras de Comercio deberán informar a los comerciantes e inscritos que soliciten la inscripción de libros de comercio en medios electrónicos, que cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, que adicional a su asiento en el respectivo libro electrónico debe solicitar expresamente el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara.
El comerciante o inscrito podrá solicitar que el registro del acto se haga electrónica o físicamente, previa verificación de los requisitos de ley para su inscripción.
(Circular Única 2016 SIC):
Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.
La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar suscrita digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.
Efectuada la inscripción del libro de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por el representante legal.
Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas digitales o electrónicas y, estampas cronológicas necesarias.
La CÁMARA DE COMERCIO sólo verificará, previo al asentamiento, que la firma digital del archivo electrónico remitido por el usuario sea válida, pero en ningún momento validará o acreditará su contenido, ni almacenará los archivos electrónicos que el usuario envíe para su asentamiento en los libros de comercio en medios electrónicos, por lo que es responsabilidad única y exclusivamente del comerciante o inscrito el contenido del archivo, así como su conservación o custodia.
Una vez efectuado el asentamiento de los archivos electrónicos en los libros respectivos, o si el trámite es devuelto, la CÁMARA DE COMERCIO, le enviará al usuario una notificación al correo electrónico que haya reportado.
Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el usuario deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio.
Obligaciones y Resposabilidades del Usuario
En el acceso y utilización del servicio, el usuario se obliga a: (i) No suplantar la identidad de otra persona ni suministrar información falsa o inexacta; (ii) diligenciar los formularios y firmarlos digitalmente por las personas que corresponda; (iii) efectuar el pago del servicio de acuerdo con las tarifas establecidas por el Gobierno Nacional; (iv) cumplir con las condiciones de acceso y utilización del servicio; (v) seguir las instrucciones de uso, avisos y demás normas que resulten de aplicación.
Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas y estampas cronológicas necesarias.
El comerciante que opte por el registro de libros en medios electrónicos, de que trata el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, deberá garantizar, en todo caso, la conservación de los mismos, durante los términos previstos legalmente para ello.
El usuario responderá por los daños y perjuicios de toda naturaleza que la CÁMARA DE COMERCIO pueda sufrir, directa o indirectamente, como consecuencia del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas de las presentes condiciones y de la ley en relación con la utilización del servicio.
Prohibiciones
El usuario debe abstenerse de: (i) Utilizar de forma fraudulenta el servicio; (ii) acceder o intentar acceder a recursos o áreas restringidas del sitio web; (iii) utilizar el sitio web, los contenidos o el servicio con fines o efectos ilícitos, ilegales, contrarios a lo establecido en las presentes condiciones, a la buena fe o al orden público, lesivos de los derechos e intereses de terceros, o que de cualquier forma puedan dañar, inutilizar o sobrecargar el sitio web o impedir la normal utilización del servicio; (iv) introducir o difundir en la red virus informáticos o realizar actuaciones susceptibles de alterar, interrumpir o generar errores o daños en los documentos electrónicos, bases de datos o servicios informáticos (hardware y software) de la CÁMARA DE COMERCIO; (v) intentar acceder, utilizar y/o manipular las bases de datos de la CÁMARA DE COMERCIO; (vi) reproducir, copiar, distribuir, transformar o modificar los contenidos; (vii) suprimir, ocultar o manipular las notas sobre derechos de propiedad intelectual y demás datos identificativos de los derechos de la CÁMARA DE COMERCIO o de terceros incorporados a los contenidos, así como los dispositivos técnicos de protección o mecanismos de información que puedan insertarse en los contenidos y servicios.
Finalidad de los datos de carácter personal
Los datos personales que el usuario suministre en el formulario de registro, serán utilizados para la prestación del servicio solicitado y serán tratados de acuerdo con la normatividad vigente sobre protección de datos personales que le sean aplicables y de conformidad con la política de protección de datos personales y el aviso de privacidad publicados por la CÁMARA DE COMERCIO en su sitio web.
Limitación de Responsabilidad
La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por los daños y perjuicios que puedan derivarse de: (i) la interrupción en el funcionamiento del sitio web por fallas informáticas, desconexiones, retrasos o bloqueos causados por deficiencias o sobrecargas en las redes, en el servicio de Internet o en otros servicios electrónicos utilizados en el curso de su funcionamiento; (ii) efectos causados por virus, troyanos, gusanos u otra clase de ataques informáticos que afecten el normal funcionamiento del servicio; y (iii) daños que puedan ser causados por terceras personas mediante intromisiones no autorizadas ajenas al control de la CÁMARA DE COMERCIO. La CÁMARA DE COMERCIO no garantiza la ausencia de virus ni de otros elementos en el sitio web, introducidos por terceros ajenos a la CÁMARA DE COMERCIO que puedan producir alteraciones en los servicios informáticos (software y hardware) del usuario. La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por hechos o circunstancias ajenas a su voluntad o que provengan de fuerza mayor o caso fortuito.
La CÁMARA DE COMERCIO no será responsable por los problemas relacionados con el correo electrónico del receptor que no permitan la entrega efectiva de las notificaciones enviadas al usuario, tales como mal suministro del correo electrónico del destinatario, espacio insuficiente en el buzón de mensajes, entre otros.